Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Sven Heese, handelnd unter Sven Heese Consulting
Agrarstr. 39
39179 Barleben, Deutschland

E-Mail: hello@engagebeat.de
Telefon: +49 1514 193 44 21

Diese Erklärung betrifft die Vertriebsseite, den Check-in zum Ausprobieren, die Testanfrage und Kontaktanfragen. Bei der Nutzung der Team-Anwendung gelten zusätzlich die dort bereitgestellten Informationen zur Datenverarbeitung sowie die Informationen deiner Organisation.

2. Aufruf und Bereitstellung der Webseite

Beim Seitenaufruf werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu gehören insbesondere deine IP-Adresse, Zeitpunkt und Ziel des Abrufs, Statusmeldungen sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem. Diese Verarbeitung ermöglicht die Übertragung der Seite, die Fehleranalyse und den Schutz vor missbräuchlichen Zugriffen.

Die Webseite wird bei der netcup GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe, Deutschland, auf einem Server in Nürnberg betrieben. netcup stellt die Serverinfrastruktur bereit. Mit netcup besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Informationen des Anbieters: Datenschutz bei netcup.

Rechtsgrundlage für die notwendige Bereitstellung und Absicherung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer funktionsfähigen und sicheren Webseite. Verbindungsdaten sind für den Abruf erforderlich. Die Aufbewahrung technischer Protokolle richtet sich nach dem Bedarf für Fehleranalyse und Sicherheitsvorfälle; eine weitere Speicherung kommt nur bei einem konkreten Anlass oder einer gesetzlichen Pflicht in Betracht.

HTTPS-Verschlüsselung und Zertifikate

Für die verschlüsselte Verbindung verwenden wir Zertifikate von Let’s Encrypt, einem Dienst der Internet Security Research Group (ISRG), USA. Bei Ausstellung, Erneuerung und Prüfung von Zertifikaten werden technische Daten wie Domainnamen, Server-IP-Adressen und Prüfinformationen verarbeitet. Domainnamen und öffentliche Zertifikatsdaten werden in öffentlich zugänglichen Zertifikatstransparenzprotokollen veröffentlicht. Abhängig vom Browser können bei Zertifikatsprüfungen auch Verbindungsdaten anfallen.

Eine Verarbeitung dieser Zertifikats- und Prüfdaten außerhalb Deutschlands, insbesondere in den USA, ist möglich. Inhalte von Formularen oder Teamfeedback werden für die Zertifikatsausstellung nicht übermittelt. Der private Schlüssel verbleibt auf unserem Server. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die sichere, verschlüsselte Bereitstellung der Webseite. Angaben zu Speicherfristen und internationalen Übermittlungen: Datenschutzhinweise von Let’s Encrypt.

3. Check-in, Buchung und Kontaktformular

Ob das Anfrageformular verfügbar ist, wird direkt im Formular angezeigt. Nach erfolgreichem Absenden bestätigen wir den Eingang auf der Webseite mit einer Referenznummer.

Antworten im Beispiel-Check-in und die noch nicht abgesendete Testanfrage bleiben im Arbeitsspeicher der geöffneten Seite. Sie werden beim Schließen oder Neuladen verworfen. Der Beispiel-Check-in fragt keine Namen oder E-Mail-Adressen ab.

Das Formular erfasst Name, geschäftliche E-Mail-Adresse und Organisation sowie auf Wunsch eine Nachricht. Bei einer Anmeldung zur Einrichtung kommen die genaue geplante Teamanzahl, die geschätzte Größe des größten Teams, gewünschter Tarif und Abrechnung hinzu. Eine Telefonnummer für Rückfragen ist optional. Bitte trage keine Antworten oder personenbezogenen Angaben einzelner Teammitglieder ein.

Beim Absenden werden diese Angaben über eine verschlüsselte Verbindung an den Anfragedienst übermittelt. Bei erfolgreicher Annahme erhältst du eine Referenznummer. Die Anmeldung zur Einrichtung bereitet euren Einstieg vor. Sie bucht weder ein Abo noch einen Test. Die verbindliche Buchung mit Preisen und Bedingungen erfolgt gesondert in der WebApp. Allgemeine Kontakt- und EngageBeat Enterprise-Anfragen bleiben unverbindlich. Ist der Versand nicht verfügbar, wird dies angezeigt. Ohne bestätigte Annahme zeigt das Formular keinen erfolgreichen Eingang an.

Zur zuverlässigen Bearbeitung wird eine angenommene Anfrage auf unserem netcup-Server in Nürnberg in einer Versandwarteschlange gespeichert und über eine verschlüsselte SMTP-Verbindung an unser IONOS-Kontaktpostfach übergeben. Die Eingangsreferenz bestätigt die Speicherung, nicht bereits die E-Mail-Zustellung. Die Anfrage wird innerhalb unseres Servers in die geschützte Kundenverwaltung übernommen. Nach einer Anmeldung zur Einrichtung erhältst du eine E-Mail mit deinem persönlichen Einrichtungslink. Bei einem bestehenden Unternehmen wird der berechtigte Zugang geprüft; eine übereinstimmende E-Mail-Domain oder ein Unternehmensname verleiht keine Zugriffsrechte. Allgemeine Kontakt- und Partneranfragen sowie individuelle Angebote werden persönlich bearbeitet. In der WebApp werden Unternehmens- und Rechnungsdaten einschließlich einer gesonderten Rechnungs-E-Mail sowie Vertrags- und Teambesitzerkontakte ergänzt. Eine Buchung allein startet noch keine Testzeit. Erst nach vollständiger Einrichtung und Freigabe beginnt der Test. Zur Vertragsdurchführung werden Start, Ende, Kostenbeginn, Erinnerungen und Kündigungen dokumentiert. Ein zufälliger Anfrageschlüssel verhindert doppelte Annahmen beim erneuten Absenden derselben Anfrage. Schutz vor Missbrauch erfolgt durch Eingabeprüfung, ein Spam-Schutzfeld und zeitlich begrenzte Anfragebeschränkungen, ohne externen CAPTCHA-Dienst. Für die Anfragebeschränkung wird aus der IP-Adresse eine zeitlich wechselnde, schlüsselbasierte Kennung gebildet und höchstens 24 Stunden aufbewahrt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der Schutz vor automatisiertem Missbrauch. Es findet keine Newsletter-Anmeldung statt.

Den PDF-Leitfaden kannst du ohne Registrierung herunterladen. Beim Abruf entstehen dieselben technischen Verbindungsdaten wie bei anderen Dateien der Webseite.

4. Kontakt per Formular, E-Mail oder Telefon

Wenn du Kontakt aufnimmst, verarbeiten wir deine Kontaktdaten und den Inhalt deiner Anfrage, um dein Anliegen zu bearbeiten. Du entscheidest, welche Angaben du mitteilst. Ohne erreichbaren Rückkontakt und Informationen zu deinem Anliegen können wir möglicherweise nicht antworten. Eine Anfrage führt nicht zu einer Newsletter-Anmeldung.

Bei einer Anmeldung kann eine im Einrichtungslink enthaltene Einstiegsquelle, etwa „Flyer“ oder „Artikel“, mit den abgesendeten Angaben übermittelt werden. Wir verwenden sie zur Einordnung der Anmeldung. Mit dem konkreten Vorgang wird sie erst beim bewussten Absenden gespeichert. Für diese Vorgangsangabe gelten dieselben Löschregeln wie für die zugehörige Anfrage. Davon getrennt zählen wir Aufrufe der Einrichtungsseite und abgesendete Anmeldungen nach festgelegten Einstiegskategorien, wie im Abschnitt „Serverseitige Reichweiten- und Erfolgsmessung“ beschrieben. Dafür setzen wir keine Cookies, speichern nichts dauerhaft im Browser und erfassen keine personenbezogenen Klickwege.

Bei einer auf einen Vertrag mit dir gerichteten Anfrage ist die Grundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Andere geschäftliche Kontakte verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Beantwortung eingehender Anfragen und die geschäftliche Kommunikation. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfüllen wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Für den Versand von Formularanfragen und das Postfach hello@engagebeat.de nutzen wir IONOS Mail Basic der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland. Mit IONOS besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Der KI-E-Mail-Assistent wird nicht genutzt. IONOS verarbeitet Nachrichteninhalte, Absender- und Empfängerangaben sowie technische Kommunikationsdaten für Bereitstellung, Zustellung und Absicherung des Maildienstes.

Informationen zu Auftragsverarbeitung und Unterauftragnehmern stehen in der IONOS-Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und den dort verlinkten Anlagen. IONOS sieht darin Verarbeitung in EU/EWR und, soweit zur Leistung erforderlich, Drittlandübermittlungen unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO vor. Eine ausschließliche Verarbeitung sämtlicher Kommunikationsdaten in Deutschland wird deshalb nicht zugesagt. Weitere Informationen: Datenschutz bei IONOS.

Terminvereinbarung über Calendly

Für freiwillige Terminvereinbarungen nutzen wir Calendly, LLC, USA. Die Buchungsseite öffnet erst nach Auswahl des Links in einem neuen Tab. In diese Webseite ist kein Kalender eingebettet; ihr Aufruf lädt keine Calendly-Inhalte. Alternativ kannst du unser Kontaktformular nutzen.

Für die Organisation des Gesprächs werden Name, E-Mail-Adresse, gebuchter Zeitpunkt sowie gegebenenfalls freiwillig ergänzte Angaben zu deinem Anliegen verarbeitet. Calendly verarbeitet diese Buchungsdaten in unserem Auftrag. Termindaten werden auch im verbundenen Kalender und in Bestätigungsnachrichten verarbeitet. Bitte übermittle keine Teamantworten oder Angaben zu einzelnen Mitarbeitenden.

Beim Aufruf der Calendly-Seite verarbeitet der Anbieter außerdem technische Verbindungs- und Nutzungsdaten und setzt eigene Cookies beziehungsweise ähnliche Technologien ein. Dort gelten die Datenschutzhinweise und Cookie-Einstellungen von Calendly. Unsere Aussage, dass diese Vertriebsseite keine Analyse-Cookies setzt, bezieht sich nicht auf die externe Buchungsseite.

Die Verarbeitung durch uns dient der Terminabstimmung und Bearbeitung deiner Anfrage. Bei vorvertraglichen Maßnahmen auf deine Anfrage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Grundlage; bei Anfragen als Ansprechpartner einer Organisation Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit dem berechtigten Interesse an geschäftlicher Kommunikation. Eine Terminbuchung ist keine Newsletter-Anmeldung.

Calendly verarbeitet Daten unter anderem in den USA; die Terminplanung erfolgt daher nicht ausschließlich in Deutschland. Für Übermittlungen aus dem EWR sieht Calendly in seinen Vertragsbedingungen das EU-US Data Privacy Framework und, soweit erforderlich, Standardvertragsklauseln vor. Die Regelungen zur Auftragsverarbeitung sind Bestandteil der Kundenbedingungen. Einzelheiten findest du in der Datenschutzerklärung von Calendly und im Data Processing Addendum (Auftragsverarbeitung).

Das Gespräch über Microsoft Teams

Die Kennenlerngespräche finden über Microsoft Teams von Microsoft Ireland Operations Limited statt. Dabei werden insbesondere Anzeigename, Termin- und Teilnahmedaten, technische Verbindungsdaten sowie die von dir freigegebenen Audio-, Video-, Chat- oder Bildschirminhalte verarbeitet. Du entscheidest, ob du deine Kamera einschaltest oder Inhalte teilst. Gesprächsinhalte werden den beteiligten Personen zugänglich; Microsoft stellt die technische Verarbeitung bereit.

Wir zeichnen diese Gespräche nicht auf und erstellen keine Transkripte. Eventuelle Chatnachrichten sowie Kalender- und Termindaten können über das Gespräch hinaus gespeichert bleiben; für die von uns verwalteten Inhalte gelten die unten genannten Aufbewahrungsregeln. Die genannten Rechtsgrundlagen zur Bearbeitung deiner Anfrage gelten auch für die Durchführung des Gesprächs. Alternativ kannst du dein Anliegen über unser Kontaktformular oder telefonisch klären.

Auch für Microsoft Teams und die verbundenen Microsoft-Kalenderdienste wird keine ausschließlich deutsche Verarbeitung zugesagt. Je nach Dienst, Konfiguration und Supportfall können Übermittlungen außerhalb des EWR stattfinden. Hierfür gelten die einschlägigen Datenschutzbedingungen und Übermittlungsmechanismen des Microsoft-Vertrags. Informationen: EU Data Boundary und Ausnahmen sowie Microsoft-Datenschutzerklärung.

Für von uns verwaltete Buchungsdaten zu reinen Anfragen gilt die Frist von 90 Tagen nach Abschluss des Anliegens, soweit keine anschließende Geschäftsbeziehung oder gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Die Bereinigung erfolgt durch den Betreiber in Calendly und den zugehörigen Kalender- und Postfachkopien. Eine automatische Löschung ist damit nicht zugesagt.

Serverseitige Reichweiten- und Erfolgsmessung

Wir zählen Aufrufe festgelegter öffentlicher Seiten, einschließlich Wissensartikeln und der Einrichtungsseite, des Leitfadens sowie der Weiterleitungen zur Demo und Terminbuchung. Dafür werden am Server der Abrufzeitpunkt, ein festgelegter Seitenpfad und grobe, vorab definierte Kategorien verarbeitet. Gezählt werden Aufrufe, keine eindeutig erkannten Besucher. Mehrere Aufrufe derselben Person können mehrfach enthalten sein.

Wir unterscheiden die Herkunft eines Aufrufs von dem Weg zur Einrichtung. Die Herkunftskategorie wird aus ausgewählten Kampagnenangaben im Link oder der vom Browser mitgesendeten Herkunftsangabe abgeleitet, soweit diese vorliegen. Festgelegte Kampagnenangaben haben dabei Vorrang vor der Herkunftsangabe. Beim Aufruf der Einrichtungsseite kann der Einrichtungseinstieg etwa „Demo“, „Wissensartikel“ oder „Geschäftsführung“ sein und wird aus einer dafür vorgesehenen Linkangabe abgeleitet. Es werden ausschließlich festgelegte Kategorien in die Statistik übernommen. Wir speichern dort keine vollständigen Herkunfts- oder Abfrage-URLs und keine frei eingegebenen Quellenwerte. Die Einordnung beschreibt den jeweiligen Abruf; sie rekonstruiert keine früheren Besuche.

Rohdaten dieser gesonderten Zählung enthalten keine IP-Adressen, Browserkennungen, Cookies oder Zugangsschlüssel. Bekannte automatisierte Abrufe, Vorabladevorgänge sowie mit Do Not Track oder Global Privacy Control gekennzeichnete Abrufe werden von dieser Zählung ausgeschlossen. Automatisierte Zugriffe lassen sich nicht vollständig erkennen.

Die reduzierten Abrufdaten werden spätestens nach sieben Tagen gelöscht und vorher zu Tageswerten zusammengefasst. Für diese Statistik betreiben wir Umami und eine eigene Aggregation auf unserem netcup-Server in Nürnberg. Es findet kein Abruf von Umami-Servern im Browser und keine Übermittlung der Statistik an den Softwarehersteller statt. Tageswerte bewahren wir 90 Tage, zusammengefasste Monatswerte höchstens 24 Monate auf. Statistiksicherungen werden nach sieben Tagen gelöscht.

Daneben zählen wir serverseitig eingegangene Kontakt-, Partner- und EngageBeat Enterprise-Anfragen, Anmeldungen zur Einrichtung, Buchungen, abgeschlossene Einrichtungen, tatsächliche Teststarts und den Beginn kostenpflichtiger Abonnements. Abgesendete Anmeldungen können wir nach denselben festgelegten Einrichtungskategorien zusammenfassen. Diese Angaben stammen aus unserer eigenen Vorgangsbearbeitung und werden ausschließlich als Tageszahlen ohne Kontakt-, Kunden- oder Teamkennungen an die Statistik übergeben. Antworten und Kommentare aus Mitarbeiterbefragungen sind nicht Bestandteil dieser Auswertung. Websiteaufrufe werden nicht einzelnen Anmeldungen, Buchungen oder Personen zugeordnet. Eine erstellte Rechnung oder der Beginn der Kostenpflicht gilt nicht als bestätigter Zahlungseingang.

Die statistische Auswertung dient der Bewertung und Verbesserung unseres Angebots. Soweit bei der Bildung der Zählwerte personenbezogene Daten verarbeitet werden, stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und unser berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Reichweiten- und Erfolgsmessung. Dein Widerspruchsrecht erläutern wir unter „Deine Rechte“. Die getrennten betrieblichen Sicherheitsprotokolle und Aufbewahrungspflichten für Geschäftsvorgänge bleiben davon unberührt.

5. Cookies, Analyse und Schriftarten

Die Vertriebsseite verwendet in ihrem Anwendungscode keine Tracking- oder Werbecookies, kein Local Storage und kein Session Storage. Es werden keine Analyse-Skripte, Werbedienste oder Wiedererkennungskennungen im Browser eingesetzt. Für die Darstellung verwenden wir bereits auf deinem Gerät vorhandene Systemschriftarten. Schriftdateien werden weder von Google Fonts noch von einem anderen Schriftanbieter nachgeladen.

Für unbedingt erforderliche Speicherungen oder Zugriffe auf dein Endgerät gilt die Ausnahme nach § 25 Abs. 2 TDDDG. Soweit darüber hinaus einwilligungspflichtige Dienste eingesetzt würden, wäre dafür eine vorherige Einwilligung erforderlich. Solche Dienste sind in der Vertriebsseite nicht eingebunden.

6. Empfänger und Aufbewahrung

Zugriff auf Anfragen erhalten die mit der Bearbeitung betrauten Personen sowie die eingesetzten Hosting- und Kommunikationsdienstleister, soweit dies für ihre Aufgaben erforderlich ist. Eine Weitergabe kann außerdem erfolgen, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind oder sie zur Geltendmachung bzw. Abwehr rechtlicher Ansprüche erforderlich ist.

Reine Kontaktanfragen ohne anschließende Geschäftsbeziehung löschen wir innerhalb von 90 Tagen nach Abschluss des Anliegens. Die Postfachbereinigung erfolgt durch den Betreiber. Entsteht eine Geschäftsbeziehung, bewahren wir die dafür erforderliche Korrespondenz für deren Dauer auf. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und konkret erforderliche Maßnahmen zur Rechtsverfolgung bleiben vorbehalten. Für aufbewahrungspflichtige Unterlagen richten sich die Fristen nach ihrer jeweiligen rechtlichen Einordnung. Nicht abgesendete Formulareingaben und die Check-in-Demo werden wie in Abschnitt 3 beschrieben verworfen. Abgesendete Anfragen unterliegen den genannten Bearbeitungs- und Aufbewahrungszwecken. Kopien im Anfragedienst werden nach 30 Tagen gelöscht. Verbindliche Buchungen und Anmeldungen zur Einrichtung werden dort jedoch erst nach bestätigter Übernahme in die Kundenverwaltung bereinigt, damit der Vorgang bei einer Übertragungsstörung nicht verloren geht; die weitere Bearbeitung erfolgt in der geschützten Verwaltung und im Postfach. In der Verwaltung werden abgeschlossene reine Anfragen nach 90 Tagen bereinigt. Bei einer Geschäftsbeziehung gelten deren Zwecke und die gesonderten Fristen für Vertragsnachweise. Einzelheiten zum persönlichen Einrichtungszugang und den Vertragsnachweisen stehen in den Datenschutzhinweisen der App.

7. Deine Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen hast du Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die bis zum Widerruf erfolgte Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Widerspruch: Gegen eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation Widerspruch einlegen. Gegen Direktwerbung kannst du jederzeit Widerspruch einlegen.

Wende dich zur Ausübung deiner Rechte an hello@engagebeat.de. Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an deinem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Am Sitz unseres Unternehmens ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Sachsen-Anhalt zuständig.

8. Automatisierte Entscheidungen

Über diese Vertriebsseite treffen wir keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen, die dir gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder dich in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigen. Es findet kein entsprechendes Profiling statt.