AGB EngageBeat · Version 1.3 vom 22. September 2026 1 Geltungsbereich Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für Verträge über EngageBeat zwischen Sven Heese, handelnd unter Sven Heese Consulting, Agrarstr. 39, 39179 Barleben, Deutschland, E-Mail hello@engagebeat.de, Telefon +49 1514 1934421, USt-ID DE326226140, nachfolgend Anbieter, und dem Kunden. Das Angebot richtet sich zunächst an Unternehmen, Vereine und öffentliche Einrichtungen in Deutschland. Verträge mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB sind ausgeschlossen. Natürliche Personen können nur in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbstständigen beruflichen Tätigkeit Vertragspartner werden. Der Kunde nutzt EngageBeat für seine eigene Organisation. Die Bereitstellung für fremde Organisationen, insbesondere durch Beratungen und Agenturen, bedarf einer gesonderten Vereinbarung. Individuelle Vereinbarungen haben Vorrang. Die Vertragsunterlagen und diese AGB werden dem Kunden vor seiner Buchung in speicherbarer Form zur Verfügung gestellt. Der Besuch der Webseite und allgemeine Kontakt- oder EngageBeat Enterprise-Anfragen schließen keinen Vertrag. Für bereits geschlossene Verträge bleibt die jeweils vereinbarte Fassung maßgeblich. 2 Vertragsgegenstand und Vertragsschluss EngageBeat ist eine über das Internet zugängliche Anwendung für regelmäßige Team-Check-ins und deren Auswertung. Tarif, Teamzahl, Teamgröße, Funktionen und Bereitstellungsdatum ergeben sich aus dem Angebot und der beigefügten Leistungsbeschreibung. EngageBeat Team umfasst die vereinbarten Standardfragen; EngageBeat Fokus ergänzt eigene Fragen und Themenpakete. Ein Themenpaket zur KI-Adaption bedeutet für sich genommen keine Verarbeitung von Antworten durch künstliche Intelligenz. EngageBeat Enterprise-Leistungen werden einzeln vereinbart. Bei EngageBeat Team und EngageBeat Fokus gibt der Kunde mit dem Abschluss des Buchungsformulars ein verbindliches Angebot für den ausgewählten Tarif einschließlich kostenfreier Testphase und kostenpflichtigem Anschluss ab. Vor dem Absenden werden Tarif, Preis, Zahlweise und wesentliche Bedingungen angezeigt; Eingaben können berichtigt werden. Die automatische Eingangsbestätigung dokumentiert den Eingang und ist noch keine Annahme. Der Vertrag kommt mit der ausdrücklichen Buchungsbestätigung des Anbieters per E-Mail zustande. Sie enthält die vereinbarten Leistungen, Preise und Vertragsbedingungen in speicherbarer Form. Bis zur Annahme kann der Kunde seine Buchung in Textform zurücknehmen. EngageBeat Enterprise und abweichende Leistungsumfänge werden durch individuelles Angebot und dessen ausdrückliche Annahme vereinbart. Vertragsdaten und die vereinbarte Fassung werden dokumentiert. Erforderliche AVV und Einrichtungsfreigaben sind vor dem ersten Einsatz abzuschließen. Die Auswertungen unterstützen das Erkennen von Handlungsbedarf, die Auswahl von Verbesserungsmaßnahmen und die Beobachtung der Entwicklung im Team. Ein bestimmter wirtschaftlicher Erfolg, eine bestimmte Teilnahmequote oder eine Verbesserung des Teamindex wird nicht geschuldet. Produktankündigungen für künftige Funktionen werden nur bei ausdrücklicher Vereinbarung Bestandteil der geschuldeten Leistung. 3 Kostenfreie Testphase Die kostenfreie Testphase umfasst 28 aufeinanderfolgende Tage im gebuchten Tarif EngageBeat Team oder EngageBeat Fokus für ein Team mit 5 bis 20 Personen. Sie beginnt erst nach vollständiger Einrichtung: Die erforderlichen Vereinbarungen einschließlich AVV sind abgeschlossen, der Besitzerzugang ist eingerichtet, die notwendigen Teamvorbereitungen sind bestätigt und der Teambesitzer hat den Start freigegeben. Maßgeblich ist dann der tatsächliche erste Umfragestart, frühestens am vereinbarten Starttag. Vorbereitungszeit zählt nicht mit. Die Startbestätigung per E-Mail nennt Anfang, Ende und den Zeitpunkt, ab dem der gewählte Tarif kostenpflichtig wird. Für EngageBeat Enterprise werden Testumfang und Konditionen individuell vereinbart. Der Test geht nach Ablauf der 28 Tage automatisch in den bei der Buchung gewählten kostenpflichtigen Tarif mit der gewählten monatlichen oder jährlichen Abrechnung über, sofern der Kunde nicht vor Ende der Testphase kündigt. Eine vor Testende zugegangene Kündigung beendet den Vertrag zum Testende; Abokosten entstehen dann nicht. Der Kunde kann insbesondere per E-Mail an hello@engagebeat.de kündigen. Die Kündigung ist nicht von einer Bestätigung des Anbieters abhängig. Für den kostenpflichtigen Anschluss gelten die Laufzeit- und Kündigungsregeln in Abschnitt 4. Die verantwortliche Person erhält sieben Tage und zwei Tage vor dem angekündigten Kostenbeginn jeweils eine E-Mail mit Datum und Uhrzeit des Übergangs, Tarif, Preis, Abrechnung und Kündigungsmöglichkeit. Der Kunde hält hierfür eine erreichbare geschäftliche Kontaktadresse aktuell. Können die beiden Erinnerungen nicht rechtzeitig versandt werden, wird der kostenpflichtige Übergang angehalten. Ein neuer Kostenbeginn wird ausdrücklich mitgeteilt und erneut mit sieben und zwei Tagen Vorlauf angekündigt; für die Zwischenzeit wird kein Nutzungsentgelt berechnet. Bereits erklärte Kündigungen bleiben wirksam. Die Befragungen folgen Kalenderwochen von Montag bis Sonntag in der Zeitzone Europe/Berlin. Ein Start oder Ende mitten in der Woche kann Teilwochen ergeben; vier vollständige Befragungswochen oder Auswertungen werden nicht garantiert. Ergebnisse stehen berechtigten Team-Admins erst nach Wochenabschluss und bei mindestens fünf gültigen Antworten je Frage zur Verfügung. Bei Fortsetzung laufen die Befragungen im gebuchten Tarif weiter. Bei Vertragsende gelten die Regeln zu Abruf, Rückgabe und Löschung in Abschnitt 4 auch für die letzte Auswertung. Vor einem Test mit tatsächlichen Beschäftigtendaten sind Auftragsverarbeitung, Information der Beschäftigten, Rechtsgrundlage und etwaige Mitbestimmung zu klären. Die datenschutzrechtlichen Anforderungen gelten auch während eines kostenfreien Tests. 4 Laufzeit Kündigung und Vertragsende Bei monatlicher Zahlung beträgt die Laufzeit einen Abrechnungsmonat ab dem bestätigten Beginn der Kostenpflicht und verlängert sich jeweils um einen weiteren Abrechnungsmonat. Der Kunde kann ohne zusätzliche Kündigungsfrist zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats kündigen. Maßgeblich ist der Zugang der Kündigung bis zu dessen Ende; ein Abrechnungsmonat muss nicht einem Kalendermonat entsprechen. Bei jährlicher Zahlung beträgt die Laufzeit zwölf Monate ab dem bestätigten Beginn der Kostenpflicht. Sie verlängert sich jeweils um weitere zwölf Monate, wenn die Kündigung nicht spätestens einen Monat vor Ablauf der jeweiligen Laufzeit zugeht. Beginn, Laufzeitende und letzter Kündigungstermin werden in der Auftragsbestätigung genannt. Die Kündigung ist in Textform möglich, insbesondere per E-Mail an hello@engagebeat.de. Der Anbieter bestätigt Eingang und Beendigungsdatum. Die Wirksamkeit einer zugegangenen Kündigung hängt nicht von dieser Bestätigung ab. Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ab Vertragsende werden keine neuen Befragungen durchgeführt. Bereits vorhandene Kundendaten bleiben für 30 Kalendertage zum Abruf und zur Rückgabe verfügbar; die Rückgabe kann während dieser Zeit über hello@engagebeat.de angefordert werden. Sie erfolgt nach Berechtigungsprüfung über einen geschützten Übertragungsweg in einem gängigen, maschinenlesbaren Format mit verständlicher Beschreibung der enthaltenen Daten. Daten anderer Kunden sind ausgeschlossen. Nach dieser Frist werden die Daten aus dem Produktivsystem gelöscht, sofern keine vorrangige Weisung, gesetzliche Pflicht oder gesetzliches Wechselrecht entgegensteht. Bereits zuvor wirksam gelöschte Daten werden dadurch nicht wiederhergestellt. Für personenbezogene Daten gelten ergänzend und vorrangig die AVV und deren Rückgabe- und Löschregeln. Zwingende Rechte zum Anbieterwechsel, insbesondere nach der Verordnung (EU) 2023/2854, bleiben unberührt. Soweit deren Kapitel VI anwendbar ist, darf die Frist für die Einleitung eines Wechsels zwei Monate nicht überschreiten; die anschließende Übergangsfrist beträgt grundsätzlich höchstens 30 Kalendertage, vorbehaltlich gesetzlich zulässiger Abweichungen. Die Datenabrufphase beträgt dann mindestens 30 Kalendertage nach Ende der vereinbarten Übergangsfrist. Die vorstehende allgemeine Frist verkürzt diese Rechte nicht. Umfang und Formate der exportierbaren Daten sowie der Wechselablauf werden vor Vertragsschluss in der Leistungsbeschreibung konkretisiert. Für Wechselentgelte gelten die gesetzlichen Grenzen. Eine zusätzliche pauschale Vertragsstrafe bei einem Wechsel wird nicht vereinbart. 5 Preise Preisanpassungen und Tarifwechsel Maßgeblich ist der in der Buchung oder im individuellen Angebot vereinbarte Preis. Die Preisliste bei Erstellung dieser Fassung beträgt für ein Team mit 5 bis 20 Personen: EngageBeat Team 49 EUR je Monat bei monatlicher Zahlung oder 499 EUR je Jahr bei jährlicher Zahlung; EngageBeat Fokus 79 EUR je Monat oder 799 EUR je Jahr. EngageBeat Enterprise wird individuell angeboten. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmen und Organisationen und ist kein Verbrauchergeschäft. Ein Wechsel von EngageBeat Team zu EngageBeat Fokus wird nach ausdrücklicher Bestätigung zum vereinbarten Zeitpunkt wirksam. Für den Rest des laufenden Abrechnungszeitraums wird die Preisdifferenz taganteilig berechnet: Preisdifferenz des vereinbarten Monats- oder Jahrestarifs multipliziert mit dem Verhältnis der verbleibenden Kalendertage zu den Kalendertagen des gesamten Abrechnungszeitraums. Die laufende Vertragsperiode bleibt dadurch unverändert. Ein Wechsel von EngageBeat Fokus zu EngageBeat Team erfolgt zum Beginn der nächsten Vertragsperiode. Der Anbieter erläutert vor Bestätigung die dann entfallenden Funktionen und die Behandlung eigener Fragen; eine rückwirkende Änderung vorhandener Antworten erfolgt nicht. Ein Wechsel der Zahlweise oder des individuell vereinbarten EngageBeat Enterprise-Umfangs bedarf einer gesonderten Vereinbarung. Änderungen der veröffentlichten Preisliste ändern bestehende Verträge nicht. Preisänderungen in bestehenden Verträgen setzen eine ausdrückliche Einigung voraus. Ohne Einigung gelten die bisherigen Preise fort, solange der Vertrag fortbesteht. Es besteht kein einseitiges Preiserhöhungsrecht aus diesen AGB. 6 Zahlungsbedingungen Der Anbieter stellt die Rechnung zu Beginn des jeweiligen Abrechnungsmonats oder Vertragsjahres. Das Entgelt wird damit für den jeweiligen Zeitraum im Voraus abgerechnet. Rechnungen sind innerhalb von 14 Kalendertagen nach Zugang durch Banküberweisung auf das in der Rechnung angegebene Konto zu bezahlen. Für bestätigte anteilige Tarifwechsel gilt dasselbe Zahlungsziel ab Zugang der ergänzenden Rechnung. Die kostenfreie Testphase und eine nach Abschnitt 3 angehaltene Übergangszeit lösen kein Nutzungsentgelt aus. Die Buchung erteilt weder ein Lastschriftmandat noch einen Zahlungsauftrag; die vereinbarte Zahlung erfolgt auf Rechnung. Für Zahlungsverzug, Zurückbehaltungsrechte und Leistungsstörungen gelten die gesetzlichen Vorschriften. 7 Bereitstellung Wartung und Support Der Anbieter stellt EngageBeat im vereinbarten Umfang während der Vertragslaufzeit bereit und trifft angemessene Maßnahmen für einen zuverlässigen und sicheren Betrieb. Erforderliche Wartung, Sicherheitsaktualisierung und Störungsbehebung können vorübergehende Unterbrechungen verursachen. Planbare Unterbrechungen werden möglichst kurz gehalten und mit angemessenem Vorlauf angekündigt. Bei dringenden Sicherheitsmaßnahmen kann eine vorherige Ankündigung entfallen; die Information wird soweit möglich nachgeholt. Support ist über hello@engagebeat.de erreichbar. Supporttage sind Montag bis Freitag, ausgenommen gesetzliche Feiertage in Sachsen-Anhalt. Ziel ist eine erste Rückmeldung innerhalb von zwei Supporttagen. Dies ist keine Garantie einer bestimmten Reaktions- oder Behebungsfrist. Eine prozentuale Verfügbarkeitsgarantie, feste Wiederherstellungszeit oder Servicegutschrift wird nur durch gesonderte ausdrückliche Vereinbarung zugesagt. Die Pflicht zur vertragsgemäßen Bereitstellung und gesetzliche Ansprüche bleiben unberührt. Für Datenschutz- und Sicherheitsvorfälle gelten die gesetzlichen und in der AVV vereinbarten unverzüglichen Melde- und Handlungspflichten unabhängig von Supporttagen. 8 Mitwirkungspflichten des Kunden Der Kunde benennt berechtigte Vertrags- und Administrationskontakte, hält deren Kontaktdaten aktuell und schützt Team- und Administrationszugänge. Er stellt Teamzugänge nur dem vereinbarten Teilnehmerkreis zur Verfügung. Der Kunde organisiert die internen Einladungen oder gibt den eigenen Teamverteiler für den vereinbarten Versand frei, prüft den Teamumfang und meldet vermuteten Missbrauch oder Sicherheitsvorfälle unverzüglich. Der Kunde bestimmt den zulässigen Befragungszweck, informiert Teilnehmende und klärt vor Einführung die Rechtsgrundlage sowie erforderliche Beteiligung von Betriebsrat, Personalrat oder anderen Vertretungen. Er legt angemessene Aufbewahrungsfristen und Zugriffsberechtigungen fest. Eigene Fragen und Inhalte dürfen Rechte Dritter nicht verletzen. Unnötige personenbezogene Angaben und sensible Inhalte, insbesondere Gesundheitsangaben und sonstige besondere Datenkategorien, sollen nicht erhoben werden. Versuche, vertrauliche Rückmeldungen einzelnen Personen zuzuordnen, sind unzulässig. Die Verantwortung des Kunden für seinen Einsatz hebt die eigenen gesetzlichen und vertraglichen Pflichten des Anbieters nicht auf. Für Supportanfragen sollen zunächst Fehlerbeschreibung und technische Referenzen ohne Antwortinhalte verwendet werden. Erforderliche sensible Unterlagen werden nur über einen vorher abgestimmten geschützten Weg übermittelt. 9 Nutzungsrechte Der Kunde erhält während der vereinbarten Nutzungsdauer das einfache Recht, EngageBeat für die eigene Organisation im vereinbarten Tarif und Umfang zu nutzen. Weitervermietung, Wiederverkauf oder Bereitstellung für andere Organisationen bedürfen einer gesonderten Vereinbarung. Zwingende gesetzliche Nutzungsbefugnisse bleiben unberührt. Rechte an eingebrachten Fragen, Antworten und sonstigen Inhalten verbleiben bei den jeweiligen Berechtigten. Der Anbieter darf diese Inhalte ausschließlich verarbeiten, soweit dies für die vereinbarte Leistung, gesetzliche Pflichten oder zulässige Weisungen notwendig ist. Eine Verwendung für Werbung, Veröffentlichung oder KI-Training wird nicht gestattet. Berechtigte Personen des Kunden dürfen rechtmäßig erzeugte Auswertungen intern für den vereinbarten Zweck verwenden. Der Kunde wahrt dabei die Rechte der Teilnehmenden und die Vertraulichkeit. Die rechtmäßige Nutzung zurückgegebener eigener Daten endet nicht allein durch Vertragsbeendigung; daraus entsteht jedoch kein Recht auf fortgesetzten Betrieb oder Zugang zur Anwendung nach Ablauf der vereinbarten Abruffrist. 10 Datenschutz und Auftragsverarbeitung Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien vor Beginn dieser Verarbeitung eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO einschließlich Anlagen zu Verarbeitung, Schutzmaßnahmen und Unterauftragnehmern. Dies gilt auch für Tests. Die AVV ist ein eigenständiger Vertragsbestandteil; ein Link auf eine Vorlage oder die bloße Kenntnisnahme eines Datenschutzhinweises ersetzt ihren Abschluss nicht. Der Kunde verantwortet als Verantwortlicher insbesondere Zweck, Rechtsgrundlage, Information der Teilnehmenden und Weisungen. Der Anbieter erfüllt seine Pflichten als Auftragsverarbeiter sowie seine Pflichten für eigenverantwortliche Verarbeitung, etwa von Vertrags- und Rechnungsdaten. Auch ohne Namensfelder können freie Kommentare, kleine Gruppen und technische Kennungen personenbezogen sein. Eine vollständige Anonymität aller verarbeiteten Daten wird nicht zugesagt. Die Datenschutzhinweise der Vertriebsseite und der Webapp erläutern die jeweiligen tatsächlichen Verarbeitungen. Bei Widersprüchen über die Verarbeitung im Auftrag hat die vereinbarte AVV Vorrang. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für eigene Geschäftsunterlagen begründen keine pauschale Aufbewahrung von Teamantworten. 11 Haftung Es gelten die gesetzlichen Haftungsregelungen. Diese AGB vereinbaren weder eine Haftungshöchstsumme noch einen pauschalen Ausschluss für Datenverlust oder mittelbare Schäden. Ansprüche nach zwingendem Recht, insbesondere nach Art. 82 DSGVO, bleiben unberührt. Eine Versicherungsdeckung wird durch diese AGB nicht zugesagt. 12 Änderungen dieser Bedingungen Für den jeweiligen Vertrag gilt die wirksam vereinbarte Fassung. Eine neue Veröffentlichung auf der Webseite ersetzt sie nicht automatisch. Vorgeschlagene Änderungen werden dem Kunden per E-Mail mit dem vollständigen geänderten Text und dem vorgesehenen Wirksamkeitsdatum übermittelt. Änderungen bestehender Verträge bedürfen seiner ausdrücklichen Zustimmung. Schweigen, eine unbeantwortete E-Mail oder die bloße weitere Nutzung gelten nicht als Zustimmung. Ohne Einigung bleibt die bisherige Fassung maßgeblich. Individuelle Vereinbarungen und gesetzliche Rechte bleiben unberührt. Produktänderungen entbinden den Anbieter nicht von bereits übernommenen Leistungspflichten. 13 Schlussbestimmungen Es gilt deutsches Recht unter Beachtung zwingend anwendbarer Vorschriften. Vertragssprache ist Deutsch. Es gelten die gesetzlichen Gerichtsstände; ein ausschließlicher Gerichtsstand wird hier nicht vereinbart. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, richten sich die Folgen nach den gesetzlichen Vorschriften. Es findet keine automatische Ersetzung durch eine wirtschaftlich möglichst ähnliche Klausel statt. Individuelle Vereinbarungen haben Vorrang. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmen und Organisationen. Der Anbieter nimmt nicht an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teil. Diese Fassung gilt nur, wenn sie ausdrücklich in den jeweiligen Vertrag einbezogen wurde; sie ändert keine früher geschlossenen Verträge automatisch.